Datenschutzerklärung

1. Verantwortlichkeit der Datenverarbeitung

1.1 Verantwortlich ist:

1.2 Datenschutzbeauftragter:

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz in Zusammenhang mit Wincent.ai können Sie sich jederzeit auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Dieser ist unter obiger postalischer Adresse sowie unter der zuvor angegeben E-Mail-Adresse (Stichwort: „z. Hd. Datenschutzbeauftragter") erreichbar.

2. Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Nutzung von wincent.ai werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet.

2.1 Daten, die Sie uns bereitstellen

Bei der Erstellung oder Verwaltung eines Nutzerkontos verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Authentifizierungsinformationen (z. B. Passwort oder OAuth-Login über Google oder Microsoft)
• Organisations-, Team- und Workspace-Daten (z. B. Rollen, Zugehörigkeiten, Einstellungen)

2.2 Meeting- und Kollaborationsdaten

Im Rahmen der Nutzung von wincent.ai können – abhängig von der jeweiligen Konfiguration und erteilten Berechtigungen – folgende Daten verarbeitet werden:

• Audio-, Video- und Transkriptinhalte von Meetings
• Meeting-Metadaten (z. B. Teilnehmende, Zeit, Dauer, Titel)
• KI-generierte Zusammenfassungen, Aufgaben, Entscheidungen, Verantwortlichkeiten, Follow-ups, Insights und Notizen
• Chat-Nachrichten und sonstige nutzergenerierte Inhalte im Zusammenhang mit Meetings oder Zusammenarbeit

Diese Daten können automatisiert mittels KI-Technologien analysiert werden, um Arbeitsinhalte zu strukturieren und die Umsetzung von Ergebnissen zu unterstützen.

2.3 Daten aus integrierten Dritt-Diensten

Wenn Sie wincent.ai mit externen Diensten verbinden, verarbeiten wir – abhängig von den erteilten Berechtigungen – Daten aus angebundenen Systemen, zum Beispiel aus:

• Kommunikations- und Kollaborationstools (z.B. Slack)
• Dokumentations- und Wissenssystemen (z.B. Notion)
• Produktivitäts- und Office-Plattformen (z.B. Google Workspace, Microsoft 365)

Dabei können folgende Datenarten verarbeitet werden:

• Inhalte wie Nachrichten, Dokumente, Kommentare, Aufgaben oder E-Mails
• Metadaten (z. B. Autor, Zeitstempel, Status, Verknüpfungen)
• Struktur- und Kontextinformationen (z. B. Channels, Projekte, Ordner, Teams)

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, um Zusammenhänge zwischen Meetings, Entscheidungen und laufender Arbeit herzustellen und Arbeitsabläufe zu unterstützen.

2.4 Nutzungs- und Systemdaten

Zur Gewährleistung von Sicherheit und Stabilität verarbeiten wir außerdem:

• IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen
• Nutzungsverhalten innerhalb der Anwendung
• Fehler- und Leistungsprotokolle
• Pseudonymisierte Produkt- und Nutzungsanalysen

2.5 Cookies

Wir verwenden ausschließlich:

• notwendige Cookies (z. B. für Authentifizierung und Sicherheit)
• Analyse-Cookies zur anonymisierten Auswertung der Nutzung

Marketing- oder Werbe-Cookies werden nicht eingesetzt.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

Erbringung unserer vertraglichen Leistungen bzw. Kundenservice und Kommunikation

Dieser Zweck umfasst den Betrieb von wincent.ai, etwa Transkription, Zusammenfassung und Analyse von Meetings, Aufgaben-, Entscheidungs- und Follow-up-Management, Kontextualisierung von Informationen aus angebundenen Systemen, Verwaltung und Authentifizierung von Nutzerkonten sowie den Versand funktionsbezogener Benachrichtigungen und Erinnerungen. Die Verarbeitung erfolgt zudem zur Bearbeitung von Anfragen, zur Bereitstellung von Supportleistungen sowie zur Kommunikation mit Nutzerinnen und Nutzern.

Sicherheit, Stabilität und Weiterentwicklung der Dienste bzw. Unterstützung der Arbeitsorganisation

Dazu gehören Fehleranalyse, Gewährleistung der technischen Funktionsfähigkeit, Missbrauchsprävention sowie die kontinuierliche Verbesserung und Optimierung der Funktionen von wincent.ai, einschließlich KI-gestützter Auswertungen auf System- und Prozessebene. Die Verarbeitung erfolgt außerdem zur automatisierten Analyse von Arbeitskontexten, Erkennung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten sowie Verbesserung von Arbeitsabläufen und Reduktion manueller Koordinations- und Dokumentationsaufwände.

4. Datenweitergabe

Zur Bereitstellung unserer Leistungen setzen wir externe Dienstleister und technische Partner ein. Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt daher ausschließlich an folgende Kategorien von Empfängern:

• Anbieter von Hosting- und Infrastrukturleistungen
• Anbieter von Transkriptions- und Analyse-Diensten
• Dienstleister für Fehleranalyse und Monitoring
• Anbieter von Produktanalyse-Tools
• E-Mail-Versanddienstleister
• Anbieter integrierter Kollaborations- und Produktivitätstools
• CRM- und Vertriebsplattformen
• Zahlungsdienstleister

Die Verarbeitung erfolgt überwiegend innerhalb der EU/EWR. Soweit Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, geschieht dies nur unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und geeigneter Garantien.

5. Rechtsgrundlage und Dauer der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, der Fehleranalyse, der technischen Optimierung sowie der Verbesserung der Funktionalität von wincent.ai.

Zur Erfüllung des Nutzungsvertrags mit Ihnen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bitte beachten Sie, dass die Nichtbereitstellung der Daten dazu führt, dass die Erbringung unserer Leistungen nicht oder nur eingeschränkt möglich ist.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient diese nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Diese rechtlichen Verpflichtungen sind z.B. Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

Wir speichern Ihre Daten, solange es für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist. Kontodaten werden nach Löschung des Kontos innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Fehler- und Sicherheitslogs werden nach 90 Tagen gelöscht.

Ist eine Datenverarbeitung nicht mehr erforderlich, löschen wir Ihre Daten. Eine Löschung nehmen wir nicht vor, wenn die – befristete – Datenverarbeitung weiterhin erforderlich ist. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre Daten eingeschränkt. Dies kann zu folgenden Zwecken der Fall sein:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie die Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

6. Ihre Datenschutzrechte

Bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO sowie
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO.

Beim Auskunfts- und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach den §§ 34 und 35 BDSG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO, § 40 BDSG).

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Ihren Widerruf können Sie an legal@factoryberlin.com richten. Verarbeitungen, die vor Ihrem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Sie können das Löschen/Sperren und Berichtigen Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Auskunftserteilung über diese Daten unter der Kontaktadresse unseres Datenschutzbeauftragten (s. Nr. 1) veranlassen.